Isikuandmed ja nende töötlemise põhimõtted.

Edasises on esitatud Siseministeeriumi Kohanemisprogrammi veebilehe isikuandmete töötlemise põhimõtted ja isiku õigused oma andmetega tutvumisel.

Isikuandmed on igasugune teave, mis võimaldab isikut tuvastada.

Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmete või nende kogumiga tehtav toiming.

Menetlustes isikutega võib koguneda isikuandmete eriliike, millele ligipääs ja mille töötlemine on kitsendatud. Siseministeeriumis on isikuandmete töötlemine tagatud viisil, et isiku eriliiki isikuandmete avalikuks tuleku tõenäosus on viidud miinimumini.

Siseministeerium ei väljasta ega edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud, kui

  • selline kohustus tuleb õigusaktist,
  • see on vajalik taotluse lahendamiseks või
  • isik on andnud selleks nõusoleku.

Isiku õigused teda puudutava andmetöötluse suhtes

Isikul on õigus tutvuda enda kohta kogutud andmetega. Siseministeerium keeldub andmete väljastamisest üksnes juhul, kui see võib:

  • kahjustada teise isiku õigusi või vabadusi
  • kahjustada avaliku korra kaitset või riigi julgeolekut
  • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist.

Isiku õigused

Isikul on õigus isikuandmete esitamisel saada teada:

  • kes vastutab andmetöötluse eest;
  • millisel õiguslikul alusel ja mis eesmärgil neid töödeldakse;
  • kas isikuandmeid edastatakse kellelegi, sh kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, ning kust tuleb kohustus seda teha;
  • kui kaua isikuandmeid säilitatakse;
  • kas tema suhtes tehakse automatiseeritud otsus või profiilianalüüsi.

Kui andmed ei pärine isikult endalt, siis teda teavitatakse lisaks eeltoodud loetelule:

  • milliseid isikuandmeid töödeldakse,
  • kust need isikuandmed on pärit.

Isikul on õigus esitada oma isikuandmete töötlemise kohta vastuväide.

Isikut teavitatakse enne, kui tema andmeid kavatsetakse töödelda muul eesmärgil kui isikuandmeid algselt koguti.

Isikul on õigus nõuda:

  • ebaõigete isikuandmete parandamist, kustutamist (va siis, kui neid töödeldakse juriidilise kohustuse täitmiseks, avaliku võimu teostamiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks);
  • piirata isikuandmete töötlemist (va siis, kui neid töödeldakse juriidilise kohustuse täitmiseks, avaliku võimu teostamiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks),
  • et tema isikuandmete alusel ei tehtaks tema kohta automatiseeritud otsust,
  • võtta isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek tagasi (kui andemete töötlemine põhines nõusolekul).

Vastame taotlusele viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. Vastuse edastame eelkõige elektrooniliselt kuid ka muul taotluses märgitud viisil.

Põhjendamatus või korduvas taotluses toodut ei pea rahuldama samuti võib selle täitmise eest küsida mõistlikku tasu, arvestades taotluse rahuldamiseks kulunud halduskulu.

Kui isik leiab, et tema õigusi on põhjendamatult piiratud või rikutud, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtusse.

VOLITATUD TÖÖTLEJA, KES HALDAB KA KOHANEMISPROGRAMMI KODULEHTE:

Kirjale, selgitustaotlusele, märgukirjale ja teabenõudele vastamine

Andmed Siseministeeriumiga peetava kirjavahetuse kohta on seaduse kohaselt kättesaadavad Siseministeeriumi kodulehel avalikus dokumendiregistris. Dokumendiregistri avaliku vaate põhjal ei ole füüsilist isikut võimalik tuvastada, avaldatud on üksnes initsiaalid.

Isikute taotlused ja pöördumised registreeritakse Siseministeeriumi elektroonilises dokumendihaldussüsteemis ning on tunnistatud piiratud juurdepääsuga teabeks. Isikute isikuandmeid hoitakse elektrooniliselt ministeeriumi dokumendihaldussüsteemis ning kasutatakse vaid tema pöördumisele vastamiseks. Kui isiku pöördumisele vastamiseks on lisainfo saamiseks vaja suhelda kolmanda osalisega, avaldatakse isikuandmeid vähimas vajalikus mahus.

Kui kolmas osaline soovib tutvuda isiku ja ministeeriumi vahel peetud kirjavahetusega tutvuda ja esitab vastava teabenõude, vaadatakse isiku päring üle ja otsustatakse, kas dokument on võimalik välja anda osaliselt või täielikult. Teabenõude korras dokumendi väljaandmisel kaetakse kinni isiku isiklikud kontaktandmed nagu e-posti või postiaadress või telefoninumber (va siis kui kirjavahetust peetakse juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsupiirangu tegemine dokumendi sisust. Dokumendile juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata dokumendi juurdepääsupiirangust väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev õigus sellega tutvuda (nt uurimisasutus, prokuratuur või kohus).

Kui ministeeriumile on saabunud isiku kiri, selgitustaotlus, märgukiri või teabenõue, millele vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, edastatakse pöördumine sinna ning vastavast edastamisest teavitatakse isikut kirjalikult.

Isikutega peetavat kirjavahetust säilitatakse ministeeriumis üldjuhul viis aastat või õigusaktis sätestatud tähtaja saabumiseni. Pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid või andmed hävitatakse.

Kohanemisprogrammis osalejate isikuandmete töötlemine

Kohanemisprogrammis osalemisel koguneb osalejate kohta isikuandmeid, mida töötlevad üksnes selleks ettenähtud ametikohtadel töötavad teenistujad. Teistel ministeeriumi teenistujatel juurdepääs isikuandmetele puudub.

Osalejate isikuandmed kogunevad siis, kui ta esitab osalemistingimustest tulenevaid dokumente, sealjuures:

  • lähtutakse osaleja enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
  • osalejal on õigus teada, milliseid andmeid on Siseministeerium tema kohta kogunud;
  • osalejal on õigus tema kohta Siseministeeriumi kogutud andmetega tutvuda ning anda nende kohta selgitusi, nõuda ebaõigete andmete parandamist ja esitada vastuväiteid töötlemise kohta;
  • teiste osalejate andmeid ei avaldata;
  • osalejate andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Isikuandmetega seotud rikkumine

Kui ministeeriumis on toimunud isikuandmetega seoses rikkumine, mis võib kujutada endast ohtu isiku õigustele ja vabadustele, võtame kasutusele meetmed, et rikkumine lõpetada ja edasised rikkumised ära hoida. Vormistame ka asjakohased dokumendid ja teavitame Andmekaitse Inspektsiooni.

Kui isikuandmetega seotud rikkumise tõttu võib tekkida isikule suur oht, siis teavitame ka isikut ennast, et ta ise võiks samuti võtta tarvitusele meetmeid, mis leevendaksid tekkinud olukorda.